SOLOPOS.COM - Tumpukan arsip di Depo Arsip Dinas Perpustakaan dan Arsip (Dispusip) Bantul, Selasa (29/8/2017). (Rheisnayu Cyntara/JIBI/Harian Jogja)
Agustus ini, sebanyak 416 berkas arsip dimusnahkan.
Harianjogja.com, BANTUL–Agustus ini, sebanyak 416 berkas arsip dimusnahkan. Arsip yang dibungkus menjadi 109 boks itu berasal dari beberapa kantor kecamatan yakni Kecamatan Banguntapan, Sewon, Kretek dan Imogiri.
Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip (Dispusip) Bantul, Agus Sulistyana mengatakan setelah 10 tahun Pemkab Bantul memiliki dinas khusus pengelolaan arsip, ini untuk pertama kalinya sejumlah arsip lama dimusnahkan. Arsip tersebut berasal dari tahun 1972 hingga tahun 2004 yang lalu.
“Jenis dokumennya macam-macam termasuk dokumen keuangan yang sudah melalui proses penilaian,” katanya Selasa (29/8/2017).
Agus menjelaskan sebelum dimusnahkan, semua arsip yang disimpan Depo Arsip Dispusip tersebut harus melewati penilaian arsip. Proses penilaian inilah yang menentukan layak dan tidaknya arsip dimusnahkan.
Hal ini juga didasarkan pada Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 36 tahun 2012 tentang Jadwal Retensi Arsip (JRA) Keuangan. Dokumen yang telah habis masa JRA akan masuk proses penilaian oleh tim khusus penilai arsip.
Di Bantul, tim penilai terdiri dari enam petugas dari Inspektorat, Setda Bantul, Dispusip, dan beberapa elemen lain. Proses penilaian kelayakan arsip untuk dimusnahkan cukup lama, hampir satu bulan.
Tahap sepanjutnya setelah arsip lolos penilaian, arsip tersebut kemudian diajukan kepada Lembaga Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Setelah ijin pemusnahan terbit, maka pihak Dispusip baru bisa melakukan eksekusi. Akan tetapi sebelum pemusnahan dilakukan, Agus menegaskan pihaknya telah mendigitalisasi seluruh arsip tersebut.
Tujuannya agar arsip itu masih bisa dilihat dan disimpan meskipun bentuk fisiknya sudah tidak ada. “Jika diperlukan, masih bisa diakses,” tuturnya.
Sementara itu, Kasi Pengelolaan Arsip Dinamis Dispusip Bantul, Zanita Sri Andanawati mengatakan saat ini sejumlah arsip lain sudah masuk dalam proses penilaian. Rencananya pihaknya akan kembali melakukan pemusnahan pada Desember mendatang.
Dipastikan jumlah arsip yang akan dimusnahkan pada periode kedua lebih banyak. “Pemusnahan ini dalam rangka penataan dan pengelolaan arsip agar lebih rapih, jadi semua harus sesuai prosedur,” tegasnya.