SOLOPOS.COM - Ilustrasi (JIBI/Harian Jogja/Istimewa)
Harianjogja.com, SLEMAN—Pemerintah Kabupaten (Pemkab) Sleman, memusnahkan arsip kepegawaian yang sudah tidak memiliki nilai guna serta telah habis retensinya.
“Seiring banyaknya kegiatan tentunya volume arsip terus bertambah, tidak semua arsip disimpan selamanya sebagai arsip statis, sebagian besar arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna, telah habis retensinya, dan berketerangan dimusnahkan,” kata Sekda Kabupaten Sleman, Sunartono, Selasa (21/1/2014).
Menurut dia, dalam rangka menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan masyarakat serta mendinamiskan sistem kearsipan Pemerintah Kabupaten Sleman maka diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai prinsip, kaidah dan standar kearsipan sebagaimana dibutuhkan suatu sistem penyelenggaraan kearsipan yang andal.
“Terkait nilai guna arsip, fungsi arsip dalam berbangsa dan bernegara sangat menentukan dalam proses pengambilan keputusan. Karena itu, seluruh jajaran Pemkab Sleman agar turut menjaga dan melestarikan arsipnya dengan baik dan benar,” katanya.
Ia mengatakan, selain itu harus dijaga kehatihatiannya, karena ketika arsip itu diproses pemusnahan atau penyusutannya berarti arsip tidak dapat diciptakan kembali sebab memusnahkan arsip berarti menghilangkan atau menghapuskan wujud fisik arsip itu sendiri dan informasi yang ditimbulkan arsip tersebut.
“Sesuai dengan amanat undang-undang tidak boleh memusnahkan arsip tanpa dinilai terlebih dulu melalui prosedur yang benar,” katanya.
Sunartono mengatakan, arsip sebagai rekaman kegiatan lembaga mempunyai manfaat sebagai bahan pengambilan kebijakan, bukti akuntabilitas kinerja, memori dan identitas serta bahan pertanggungjawaban.
“Arsip perlu dikelola, dipelihara dan diselamatkan agar arsip dapat dimanfaatkan seluas-luasnya untuk kepentingan publik,” katanya.
Ia mengatakan, pemusnahan arsip telah diamanatkan dalam Undang-Undang Nomor 43/2009 pasal 52 ayat (1).
“Pemusnahan arsip merupakan tanggung jawab pimpinan pencipta arsip. Adapun prosedur dan tata cara pemusnahan arsip telah diatur dalam Peraturan Pemerintah No.28/2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang No.43/2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No.25/2012 tentang Pedoman Pemusnahan,” katanya.