SOLOPOS.COM - Foto ilustrasi arsip (JIBI/Harian Jogja/Istimewa)
Penataan arsip di instansi-instansi di Bantul masih bersifat sederhana
Harianjogja.com, BANTUL– Sejumlah instansi pemerintahan, swasta, ataupun sekolah-sekolah di Kabupaten Bantul selama ini belum melakukan pengelolaan arsip dengan baik dan tertata.
Hal tersebut masih sering diabaikan oleh instansi karena belum adanya pengetahuan akan pengelolaan arsip yang sesuai dengan Undang-undang (UU) nomer 43/2009 Tentang Kearsipan.
Kepala Kantor Arsip Kabupaten Bantul Partini mengatakan, hampir semua instansi belum melakukan pengelolaan arsip dengan baik. Padahal arsip-arsip tersebut merupakan sebuah aset yang sangat berharga.
Kepala Kantor Arsip Kabupaten Bantul Partini mengatakan, hampir semua instansi belum melakukan pengelolaan arsip dengan baik. Padahal arsip-arsip tersebut merupakan sebuah aset yang sangat berharga.
“Pengarsipan di instansi pemerintahan, swasta, dan sekolah-sekolah di Bantul masih belum sesuai dengan UU, sebagian besar instansi masih melakukan pengelolaan dengan sangat sederhana dan masih mencampur semua arsip,” ujar Partini, Selasa (22/3/2016).
Melalui sosialisasi pengarsipan, yang diadakan di Gedung Induk Parasamya Bantul, Selasa (22/3/2016), Kantor Arsip Kabupaten Bantul memberikan materi tentang pengelolaan Arsip di sekolah kepada seluruh Kepala Sekolah (Kepsek) atau perwakilan dari Sekolah Dasar (SD) yang ada di Bantul.
Dalam Perbup Bab 8, Pasal 12, Lampiran 2 sudah dijelaskan bagaimana pelaksanaan pengelolaan kearsipan yang meliputi pengurusan surat masuk, surat keluar, penggunaan, pemeliharaan, penyimpanan, penyusutan, sumber daya manusia, sarana dan prasarana, dan pelaporan kearsipan.
Sekolah-sekolah setelah mengetahui Perbub tersebut diharapkan segera mulai menata ulang kearsipan sekolah, agar dapat diketahui nilai-nilai guna kearsipan yang sudah dikelola selama ini.
“Khususnya sekolah karena keterbatasan dengan ruang dan tempat pengelolaan arsip harus mulai ditata ulang, agar diketahui nilai guna arsip yang seharusnya disimpan dan disusutkan. Dalam proses penyusutan arsip sendiri tidak boleh sembarangan, harus sesuai dengan UU agar tidak menyalahi aturan,” imbuhnya.
Kantor Arsip Kabupaten Bantul sendiri akan melakukan pembinaan kebijakan pendampingan untuk sekolah sekolah dan instansi dalam melakukan pengelolaan arsip.
Pendampingan berupa bantuan sarana serta bantuan pendampingan dalam pengelolaan surat menyurat, pengelolaan arsip yang benar, dan bagaimana tata cara jika akan menlakukan penyusutan arsip.
“Jika sekolah menginginkan pendampingan segera kirimkan surat untuk pendampingan ke Kantor Arsip Kabupaten Bantul, kami akan memberikan pendampingan penuh untuk tata cara pengelolaan arsip,” ujar Partini.